簡介：長期以來，紙質票據(jù)以手寫筆跡各異而易于辨認、不易修改等特性，贏得會計人員的青睞。然而電子商務的快速發(fā)展帶來相關憑單與票據(jù)的電子化。無紙化電子原始憑證也將成為一個不可回避的問題。
習慣成自然
成立時間越長的企業(yè)，他們的財務檔案室（館）的面積就越大。
“在上世紀90年代末，我們就已經實現(xiàn)了財務信息化，但是每月都要打印憑證，每年打印賬本一次，然后送歸檔。如果實現(xiàn)電子化存儲，當然會方便很多,但是長年累月，我們基本上已經習慣了這種保存紙質的方式。”
“保存這些紙質憑證和賬本，也是因為國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定――采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。”
“財務信息化比較高的企業(yè)，按現(xiàn)行法律除了保存紙質檔案以外，還有大量的電子存儲設備。如果能實現(xiàn)電子化存儲的合法化，那從長遠角度來講，能夠降低企業(yè)的一些成本，提高工作效率，增加審計的透明度。”某上市公司財務部的會計檔案專員薛冬雨在電話中介紹。
隨著采訪的深入，記者發(fā)現(xiàn)成立時間越長的企業(yè)，他們的財務檔案室（館）的面積就越大。大的勝似儲運倉庫，查閱財務檔案需要使用傳輸帶；小的也有幾十平方米，還配備有專門的人員負責管理庫房。
安全成障礙
但是無紙質會計檔案的保存，一旦出現(xiàn)存儲設備損壞，數(shù)據(jù)也無法恢復，那損失將無法計算。
“我們比較希望實現(xiàn)會計檔案電子化保存，這樣可以省去很多工作程序，還可以提高工作效率。但是，電子化保存需要較好的存儲介質，以延長數(shù)據(jù)的保存時間。財務部門的電腦上互聯(lián)網(wǎng)可能會被病毒感染，也可能受到黑客的攻擊。如2007年初爆發(fā)的熊貓燒香病毒就給很多企業(yè)的財務數(shù)據(jù)造成巨大損失，這對財務數(shù)據(jù)的備份顯得尤為重要。雖然紙質保存比較麻煩，但是無紙質會計檔案的保存，一旦出現(xiàn)存儲設備損壞，數(shù)據(jù)也無法恢復，那損失將無法計算。”HP公司的財務人員胥欣略顯擔心地說。
在企業(yè)中，財務部門的信息化屬于起步較早的部門，積累的數(shù)據(jù)比較多。特別是一些中小企業(yè)，這些數(shù)據(jù)都分散在服務器和個人電腦中，由于用戶過于分散及管理工作過于瑣碎，疏忽了對這些機器上的數(shù)據(jù)管理，給數(shù)據(jù)的長久保存帶來很大困難。
進入網(wǎng)絡以后，會計信息的安全性又受到了更大的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在電腦黑客、病毒、一些網(wǎng)絡管理不善和硬件自身的損毀等問題上。
在會計領域中電腦黑客主要是指競爭對手和專門竊取商業(yè)秘密的機構。它們通過捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸、違反義務條款等方式非法侵入網(wǎng)絡，竊取數(shù)據(jù)或破壞數(shù)據(jù)。
因此，電算化網(wǎng)絡系統(tǒng)必須要有相應的防范措施。電腦病毒除了通過軟盤、光盤、磁帶等途徑進行傳播外，還大量通過網(wǎng)絡環(huán)境進行傳播。在網(wǎng)絡環(huán)境下，電腦病毒隱蔽性更強、破壞性更大、傳播速度更快，不僅能對會計數(shù)據(jù)進行毀滅性地破壞，甚至破壞電腦硬件。
有時候，還有某些內部人員的惡意行為及無意行為都可能造成會計信息的不安全。據(jù)北京電影機械研究所牟薇高級工程師說，日本曾有文獻記載，有一些重要的數(shù)字信息讀不出來。
需立法支持
日本隨著防止篡改圖像或數(shù)據(jù)的尖端技術的出臺，1998年4月實行了關于電子署名及認證業(yè)務的法律。
牟薇介紹，歐美有相關的電子賬本保存規(guī)范，但日本在1994年8月2日，設立了高度信息通信社會推進本部之后，與電子保存相關的立法進程就得到了很大的推進。
在1998年7月1日，日本就施行了電子賬本保存法，即關于使用電子計算機制作與國稅相關賬本資料保存方法的特例。該法律是以盡量不改變以前的紙保存為前提的稅法，承認電磁記錄，技術上允許用計算機處理的會計系統(tǒng)替換用紙保存賬本、資料。并在同日實行電子商務交易，規(guī)定必須做交易記錄，并把此舉定為義務。這條法律首次讓日本社會認識了COM（電子計算機輸出縮微膠片）系統(tǒng)。
日本的電子賬本保存法不承認用掃描儀處理從交易對方收到的收據(jù)憑證資料。隨著防止篡改圖像或數(shù)據(jù)的尖端技術的出臺，1998年4月實行了關于電子署名及認證業(yè)務的法律。但電子賬簿保存法實行后，從1998年7月1日起，開始執(zhí)行大藏省（財政部）第136號通告。
該通告新增加了“用攝影型縮微品作憑證資料保存媒體的保存期間”這一條。另外申請和收據(jù)等直接關系到資金與貨物的流動憑證，廢止保存5年以上（第6~7年兩年間）的原件，被廢棄的這兩年間的原件可用縮微品保存。
增加的內容涉及到訂貨單、庫存單等直接與資金和貨物的流動有關的憑證資料，允許廢棄保存3年以上（第4~7年四年間）的原件，被廢棄的這四年間的原件可用縮微品保存。該通告還指出，某些申請或收據(jù)類的直接與資金或貨物流通有關的憑證數(shù)量大，可用縮微品保存，其中一部分可以直接作為稅務調查的憑證，沒有障礙。所謂其中一部分是指，保險申請合同、電話加入申請合同、金融卡發(fā)行申請合同等一些用途固定的合同申請。
據(jù)相關部門表示，關于我國的電子保存法規(guī)，他們將結合社會需求和立法規(guī)定，在相關信息技術成熟的條件下，會考慮關于會計檔案數(shù)字化保存的條款修改，以適應社會信息化發(fā)展的需求。
聲音
國際法支持數(shù)字化
使用計算機可讀數(shù)據(jù)，將推動電子原始憑證作為會計依據(jù)提供有力的幫助。
電子商務專業(yè)委員會專家史達教授介紹，聯(lián)合國國際貿易法委員會（下簡稱貿法會），從1984年第17次會議就曾提出一份名為自動數(shù)據(jù)處理的法律觀點的文件，處理有關計算機記錄、書面形式等問題。其后，為了解決儲存于計算機中的訊息證據(jù)適格性問題，到1985年第18次會議時，提出了計算機記錄的法律價值的報告。
該報告對于計算機記錄的幾項處理原則，至今仍為聯(lián)合國電子商業(yè)模范法所沿用。報告建議各國政府要重新審查涉及使用計算機記錄作為訴訟舉證的法律規(guī)則；重新審查關于貿易方面的交易和與貿易有關的文件要用書面形式的法律規(guī)定；重新審查關于以親筆簽字或其他書面辦法認證與貿易有關的文件的規(guī)定，以便允許使用電子處理認證方法。
雖然以上建議的初衷是解決法庭訴訟程序中使用計算機可讀數(shù)據(jù)作為證據(jù)問題，但它同時也為推動電子原始憑證作為會計依據(jù)提供有力的幫助。
貿法會還通過了《電子商務示范法》。其第8條規(guī)定，如果一項數(shù)據(jù)電文能可靠地保證自信息首次以其最終形式生成，作為一項數(shù)據(jù)電文或充當其他用途之時起，該信息保持了完整性；和當要求將信息展現(xiàn)時，能將該信息顯示給查閱者，則該數(shù)據(jù)電文即能滿足了原件的要求。
史達最后強調，這個界定標準無疑為電子原始憑證的有效性提供強有力的法律依據(jù)。它標志著物流憑證和流通票據(jù)可以通過數(shù)據(jù)電文的方式加以確定，而不必局限于書面憑證。
網(wǎng)絡存儲無障礙
安裝、擴充及維護十分方便，無需專業(yè)IT人員來維護。
目前，有很多國內IT公司做數(shù)據(jù)存儲的業(yè)務，其中發(fā)展最為迅猛的是網(wǎng)絡存儲系統(tǒng)業(yè)務。網(wǎng)絡存儲服務器就是一種精簡的專用服務器，它現(xiàn)在普遍被用來作為局域網(wǎng)環(huán)境下的、基于瀏覽器／服務器架構的大容量共享存儲設備，也是目前性價比最高的存儲方式之一。
某集團企業(yè)數(shù)字化與設備中心主任鄒翔介紹，網(wǎng)絡存儲服務器不僅兼容性好、擴充簡便、易于管理維護和安全等特點，而且價格相對同類產品更便宜、更安全和更易于維護。用戶的電腦無需加載任何驅動程序，利用瀏覽器就可直接登陸它，實施管理和訪問數(shù)據(jù)。
因此安裝、擴充及維護十分方便，無需專業(yè)IT人員來維護。利用系統(tǒng)管理員，可以為用戶在上面設置加密存儲空間，用戶就可以將它當作為一個本地硬盤。多數(shù)網(wǎng)絡存儲采用嵌入式的操作系統(tǒng)，嵌入式操作系統(tǒng)植入防寫的閃存中，不怕病毒攻擊。由于病毒無法在上面運行，就不會破壞系統(tǒng)和存儲的文件。
隨著網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，財務人員和審計人員可通過互聯(lián)網(wǎng)隨時獲得最新的信息，網(wǎng)絡會計未來也是一種發(fā)展趨勢。
它能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)財務與業(yè)務的協(xié)同遠程報表、報賬、查賬、審計等遠程處理，實現(xiàn)動態(tài)會計核算與在線財務管理，支持電子單據(jù)與電子貨幣，改變財務信息的獲取與利用方式，使企業(yè)會計核算工作走上無紙化的階段。
盡管網(wǎng)絡數(shù)據(jù)存儲有如此多的優(yōu)點，但是很多被采訪的財務人員對它的安全性仍然表示擔憂。
（中國會計報 周智濤 2008-7-24）
