全國會計從業《電算化》第三章第二節會計核算軟件的要求講義

第二節　會計核算軟件的要求 

一、會計核算軟件的基本要求
根據《中華人民共和國會計法》和國家統一的會計制度規定，會計核算軟件設計、應用、維護應當符合以下基本要求：
1.會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規、規章的有關規定，保證會計數據合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作的效率。
2.會計核算軟件應當按照國家統一的會計制度規定劃分會計期間，分期結算賬目和編制會計報表。
3.會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數民族文字或者外國文字對照。
4.會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權限設置的功能。
5.會計核算軟件應當符合GB/T 19581-《信息技術-會計核算軟件數據接口》國家標準的要求。
6.會計核算軟件在設計性能允許的使用范圍內，不得出現由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況。
7.會計核算軟件應當具有在機內會計數據被破壞的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能。
8.單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，或者需要改變會計核算軟件的運行環境時，應當建立相應的審批手續。
9.會計核算軟件開發銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務。
此外，我們將分別就會計核算軟件中，對會計數據的輸入、處理和輸出功能，以及其他方面的相關內容提出具體的要求。
二、會計數據輸入功能的基本要求
數據輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結果的準確性。在所有計算機會計數據的輸入環節中，我們經常用“垃圾進，垃圾出”來說明數據輸入對會計核算軟件的應用所具有的舉足輕重的作用。
會計核算軟件的會計數據輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導入或網絡傳輸等幾種形式。此外，會計軟件某個功能模塊中所需的數據，可以根據需要從另一功能模塊中取得，也可以根據其他功能模塊中的數據生成。
（一）對初始數據輸入的基本要求
在會計賬套正式啟用之前，會計核算軟件必須進行初始化設置。會計核算軟件必須具備以下初始功能：
1.輸入會計核算所必需的期初數據及有關資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數、累計發生額及有關數量指標等。
2.輸入需要在本期進行對賬的未達賬項。
3.選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內應當有相應的記錄。
4.定義自動轉賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等。
5.明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權限、操作密碼等。
6.必須提供必要的方法對輸入的初始數據進行正確性校驗。
7.會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統一會計制度的規定。
（二）會計核算軟件輸入原始憑證的相關要求
會計核算軟件提供的原始憑證輸入項目應當齊全，主要項目有：填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價和金額等。會計核算軟件對需要輸入的原始憑證，可以按照以下方法進行處理：
1.輸入記賬憑證的同時輸入相應的原始憑證；輸入的有關原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應金額不等時，軟件應當給予提示并拒絕通過；在對已經輸入的記賬憑證進行審核的同時，應對輸入的所附原始憑證進行審核；輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，與其對應的原始憑證不能直接進行修改。
2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計核算軟件自動生成記賬憑證；會計核算軟件應當提供對已經輸入但未被審核的原始憑證進行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應的記賬憑證；記賬憑證審核通過或者登賬后，與其對應的原始憑證不能直接進行修改。
3.在已經輸入的原始憑證審核通過或者相應記賬憑證審核通過或者登賬以后，如果原始憑證確需修改，則會計核算軟件應在留有痕跡的前提下，提供修改和對修改后的機內原始憑證與相應記賬憑證是否相符進行校驗的功能。
（三）會計核算軟件輸入記賬憑證的相關要求
1.會計核算軟件應當提供輸入記賬憑證的功能、輸入的項目包括：填制憑證日期、憑證編號、經濟業務內容摘要、會計科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應當符合國家統一會計制度的規定。
2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產生。會計核算軟件應當對記賬憑證編號的連續性進行控制。
3.在輸入記賬憑證的過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能： 
（1）正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機內記賬憑證編號重復。
（2）以編號形式輸入會計科目的，應當提示該編號所對應的會計科目名稱。
（3）正在輸入的記賬憑證中的會計科目，當借貸雙方金額不平衡或沒有輸入金額時，應提示并拒絕執行。
（4）正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應提示并拒絕執行。
（5）正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現金”或“銀行存款”科目時，應提示并拒絕執行。
（6）會計核算軟件應提供對已輸入尚未記賬的記賬憑證進行修改和審核的功能。
（7）對同一張記賬憑證，應當具有權限控制功能。
（四）會計核算軟件審核、修改記賬憑證的相關要求
1.會計核算軟件應提供對已經輸入但未登記會計賬簿的機內記賬憑證（不包括會計核算軟件自動產生的機內記賬憑證）進行修改的功能，在修改過程中，應同樣給出與輸入記賬憑證時規定的各項提示。
2.對已經輸入但未登記會計賬簿的機內記賬憑證，應提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機內憑證進行修改。
3.對同一張記賬憑證，應分別對審核功能和輸入修改功能的使用權限進行控制。
4.發現已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應當采用紅字憑證沖銷法或者補充登記法進行更正，紅字可用負號“-”表示。
5.采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式的機內記賬憑證前，應當進行審核確認。
6.由賬務處理模塊以外的其他業務子系統生成會計憑證數據的，應當經審核確認后生成記賬憑證。
（五）會計核算軟件對處理外國貨幣核算業務的要求
1.適用于外國貨幣核算業務的會計核算軟件，應當提供能輸入外國貨幣憑證的功能。通用會計核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。
2.采用統賬制核算外國貨幣的會計核算軟件，應當提供在當期外國貨幣業務發生期初和業務發生的同時，輸入期初和當時外匯牌價的功能。記賬憑證中會計核算軟件應當立即自動折合為記賬本位幣金額。

三、會計數據處理功能的基本要求
會計法律法規對會計核算軟件進行數據處理的規定主要體現在記賬、結賬和報表生成等三個方面。 
（一）對會計核算軟件記賬功能的基本要求
會計核算軟件應當提供根據審核通過的機內記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。在計算機中，賬簿文件或者數據庫可以設置一個或多個。
1.根據審核通過的機內記賬憑證或者計算機自動生成的記賬憑證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬。
2.根據審核通過的機內記賬憑證和相應的機內原始憑證登記明細分類賬。
3.總分類賬和明細分類賬可以同時登記，也可以分別登記，還可以在同一個功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記。
4.會計核算軟件應當提供機內會計憑證審核通過后，直接登賬或者成批登賬的功能。
5.機內總分類賬和明細分類賬登記時，應當計算出各會計科目的發生額和余額。
（二）對會計核算軟件對賬、結賬功能的基本要求
1.會計核算軟件應當提供機內會計數據按照規定的會計期間進行結賬的功能。
2.結賬前，會計核算軟件應當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記入賬，尤其要檢查由計算機自動生成的機制轉賬憑證（如折舊計提憑證等）是否已經生成和入賬，全部登記入賬后才能結賬。
3.機內總分類賬和明細分類賬可以同時結賬，也可以由處理明細分類賬的功能模塊先結賬、處理總分類賬的功能模塊后結賬。
4.機內總分類賬結賬之前，應當與明細分類賬進行核對，如果不一致，總分類賬不能結賬。
5.結賬后，不能再輸入上一會計期間的會計憑證。一般情況下，某會計期間的會計憑證只有在上個會計期間已結賬的情況下才能輸入，但年底可以例外。會計核算軟件可以提供在本會計年度結束，但仍有一部分轉賬憑證需要延續至下個會計年度第一個月或者第一個季度進行處理而沒有結賬時，輸入下一會計年度第一個月或者第一個季度會計憑證的功能。
（三）對會計核算軟件報表生成功能的基本要求
根據有關規定，會計核算軟件應提供符合國家統一會計制度的自動編制會計報表的功能。而通用會計核算軟件則應提供會計報表的自定義功能，包括定義會計報表的格式、項目、各項目的數據來源、表內和表間的數據運算和稽核關系等等。對于根據機內會計賬簿生成的會計報表數據，會計軟件不能提供直接修改功能。
（四）會計核算軟件提供的的其他處理功能
1.會計核算軟件應當提供自動進行銀行對賬的功能，根據機內銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當的手工輔助操作，自動生成銀行存款余額調節表。
2.會計核算軟件應當具有確保會計數據安全保密，防止對數據和軟件進行非法修改和刪除的功能。
3.通用會計核算軟件應當同時提供國家會計制度允許使用的多種會計核算方法，以便用戶選擇。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內必須有相應記錄。
四、會計數據輸出功能的基本要求
會計電算化條件下，會計數據輸出包括屏幕查詢輸出、打印輸出、通過軟盤輸出和利用網絡傳輸輸出等幾種形式。其中，軟盤輸出多用于數據的備份或上報數據（尤其是會計報表）的輸出。利用網絡傳輸一般多用于企業分支機構向總公司報賬或報表輸出時。查詢和打印則是會計數據輸出的最基本形式。
（一）會計軟件提供查詢的相關要求
由于在會計電算化條件下不可能每天將會計賬務數據打印輸出，平時的查賬需求只能通過屏幕查詢得到解決。因此會計軟件必須提供對機內會計數據的查詢功能。
對數據查詢功能沒有統一的格式和內容要求，總要求是必須滿足用戶對會計數據的日常查詢需求。通常，會計軟件必須提供以下查詢功能：
1.查詢機內總分類會計科目和明細分類會計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發生額、本期發生額和余額等項目。
2.查詢本期已經輸入并登賬和未登賬的機內記賬憑證、原始憑證。
3.查詢機內本期和以前各期的總分類賬和明細分類賬簿。
4.查詢往來賬款項目的結算情況。
5.查詢到期票據的結算情況。
6.如果查詢出來的機內數據已經結賬，應給予屏幕提示。
（二）會計軟件提供對機內會計數據的打印輸出要求
會計軟件必須提供以下打印輸出功能：
1.會計軟件應當提供機內記賬憑證的打印輸出功能，打印格式和內容應當符合國家統—的會計制度規定。
2.會計軟件可以提供機內原始憑證的打印輸出功能，打印輸出原始憑證的格式和內容應當符合國家統一的會計制度規定。
3.會計軟件必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的會計賬簿、會計報表的格式和內容應當符合國家統一會計制度的規定。具體而言，打印輸出的會計賬簿必須包括日記賬、明細賬和總分類賬。其中，明細賬應提供三欄賬、多欄賬、數量金額賬等各種賬簿形式的打印輸出功能。
4.在機內總分類賬和明細分類賬的直接登賬依據完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發生額的余額對照表替代。
5.在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少。
6.對于業務量較少的賬戶，會計核算軟件可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能。
7.打印輸出的會計賬簿、會計報表，如果是根據已結賬數據生成的，則應當在打印輸出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示區別。
（三）關于會計核算軟件輸出數據的其他要求
1.根據機內會計憑證和據以登記的相應賬簿生成的各種機內會計報表數據，會計核算軟件不能提供直接修改功能。
2.會計年度終了進行結賬時，會計核算軟件應當提供在數據磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質上的強制備份功能。
五、會計核算軟件必須保證機內數據的安全