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智能財務應用丨“零接觸”:改造行政事業單位會計業務流程 助力防控新冠肺炎疫情

新冠疫情給廣大財會從業人員及其所在企業帶來了考驗,各方人員正在凝心聚力,共克難關。作為中國會計領域從事會計信息化科學研究的專業機構,中國會計學會會計信息化專業委員會在劉勤主任帶領下組織撰寫了“抗疫中的會計信息化洞見”系列短文十篇,試圖從會計信息化的視角剖析這次抗疫過程中出現的新思維、新技術、新產品和新模式及其對會計行業的影響,希望引發會計工作者對會計信息化事業發展的關注。

會計信息化的發展趨勢、實踐創新一直是我們長期關注和研究的內容之一。我們希望2020年能為更多的實務界人士、學者專家搭建一個平臺,互動交流,思想碰撞。關于本系列的文章,之后的幾天,我們持續報道,期待您的關注和真知灼見。



當前,各行各業正受到新冠肺炎疫情的巨大考驗,各行政事業單位集中了主要精力來控制疫情的蔓延,如何保證各級行政事業單位資源迅速而有效地聚集到疫情防控的關鍵位置,各單位的會計部門發揮著重要的作用。同時,由于會計崗位接觸的人員較為復雜,新冠肺炎的風險防范壓力很大。為了保證會計業務處理不成為病毒傳染的媒介,改造行政事業會計業務流程,實現會計業務處理全流程“零接觸”,顯得非常重要。如何實現“零接觸”,從行政事業單位會計業務接觸人員較多的幾個方面提出一點建議:





業務原始單據采集“零接觸”




在日常的行政事業單位會計業務處理時,原始業務單據審查、復核大部分單位采用面對面方式。在這種方式下,即使采取了一定的防護措施,也會給新冠肺炎的傳染帶來可能。為了避免面對面接觸,對原始單據可采用紙質單據投遞箱集中收集和電子單據線上自動采集方式。具體采集流程如下:
目前紙質單據投遞箱具備了單據拍張或掃描、圖像識別和分類匯總、紙質單據紫外線消毒等功能,自動實現了將圖像信息的數字化、結構化。對于電商采購、差旅、稅務電子發票、非稅電子票據等平臺集成,原始電子票據系統已經實現了數字化分類和結構化處理,原始單據采集“零接觸”比較容易。改造業務原始單據采集流程,解決好紙質原始單據的數字化是實現業務原始單據采集“零接觸”的關鍵。





審批業務“零接觸”




在行政事業單位會計業務中,按照內部控制制度要求,往往業務審批的環節比較多。在當前疫情環境下,面對面審批環節,會產生很大的疫情傳播風險,通過移動終端實現“零接觸”審批非常重要。

由于行政事業單位性質的特殊性,會計業務審批過程非常復雜,完全不同傳統意義上的文件流轉的OA審批,不同的資金來源渠道(如防疫專項撥款)、資金用途(如防疫補貼)、費用性質、項目類型、部門屬性等都會使同類業務受限于不同的內部控制制度,改造單位的業務流程,將內部控制制度內嵌與業務過程,是實現移動審批業務“零接觸”的關鍵,一般要經過以下過程:
審批業務能否實現全線上并“零接觸”,是衡量行政事業單位內部控制流程信息化水平的重要標志。





收付款業務“零接觸”




行政事業單位的各類行政性收款,尤其是各類學校、醫院的學雜費、醫療費收款,在當前疫情形勢下,應改變收款流程,取消各類窗口等面對面收費形式,采用銀行匯款、業務訂單收款、移動端收款等方式完全可以實現收款業務“零接觸”。行政事業單位的收款業務還有相當一部分未實現了線上收款,由于這類單位收款性質的復雜性、政策性強,完全實現各類收款業務“零接觸”還比較困難。在付款業務中,單位內部的項目付款、工資勞務、稅金支付等業務,基本實現了付款業務的“零接觸”。對于采購業務大部分單位主要采用線下采購或線上采購線下報銷方式,改變現有的采購和采購報銷流程,采用集成各類電商或政府采購平臺,實現完全線上采購、集中結算和線上自動報銷,使付款業務全流程“零接觸”。




項目評審與評價業務“零接觸”




行政事業單位的預算管理是單位資源配置的重要手段,各類資源最終都是伴隨項目的執行而耗費,項目預算管理是預算管理的基礎,行政事業單位通過推進項目庫建設,項目的有序入出庫管理,達到資源的有效配置和高效的預算管理。在項目庫建設過程中,各單位對下屬各部門申報的項目要進行多輪專家評審和會議協調,這一過程基本上是通過面對面來完成的。由于行政事業單位要履行政府管理、社會服務、人才培養、科學研究等各種功能,項目形式和類型非常復雜并不斷變化,項目評審和評價經常要涉及到幾十類專家,通常要經過多次會議。在當前疫情防控比較嚴峻的情況下,改變傳統的項目評審流程,構建全線上項目評審平臺和線上視頻會議平臺,實現項目評審和評價全流程“零接觸”,對于防控新冠疫情意義重大。

要實現政府會計業務全流程“零接觸”,是一項長期而又艱巨的工作,首先需要行政事業單位管理系統的一體化,在此基礎上通過業務過程的進一步數字化和智能化,才能真正實現政府會計業務全流程“零接觸”。防控新冠疫情,需要行政事業單位會計業務全流程“零接觸”,這不僅是防控疫情的權宜之計,更是提升行政事業單位會計信息化、自動化水平的根本之策,這也迫使行政事業單位的會計信息系統在一體化、數字化和智能化方向邁上更高臺階。

*作者汪家常系中國會計學會會計信息化專業委員會委員、安徽工業大學商學院教授
時間:2020-03-25  責任編輯:chenzhifeng1

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