（一）說明性條據
　　說明性條據，又稱函件式條據，通常指用來傳遞信息、道明原委的條據。其作用主要是向他人解釋、說明某一事情，或向他人發出請求。因此說明性條據具有更強的禮儀規范，要求在措詞用語甚至使用上都要表現得謙恭、禮貌。
　　說明性條據一般不寫標題，但請假條除外。條據開頭都有稱謂，隨后的正文、致敬語和落款一應俱全，與一般書信相同。
　　說明性條據主要有請假條、留言條、托事條、便函等四類。
　　1.請假條。請假條是指因病、因事而不能上班或不能按時上班，或者不能參加某項預定活動時撰寫的用以說明原因的條據。請假條應由本人親自撰寫，若因故由他人代寫的，應加以說明。機關單位應將基層公務員的請假條妥善保存，作為考勤依據，以便日后核查。
　　請假條除應寫上標題外，其余格式與書信相似。正文中應詳細說清請假原因和請假的起止時間。正文結束時應禮貌地寫上“望予以批準”、“懇請準假”之類的話語。
　　2.留言條。留言條是指在專程拜訪他人時因故未能與其見面，或是不能久候他人而先行離去時撰寫的，向對方說明并道清事由的條據。留言條可托他人代交，也可置于交往對象易見之處。
　　書寫留言條時不必加標題，正文中應當多用禮貌用語，不可因未見到對方而有所抱怨。留言中應說清事由，或留下再次聯絡的方式。尤其是當雙方從未打過交道時，更應詳實告訴對方自己的姓名、身份及聯絡方式。
　　3.托事條。即委托他人幫忙辦理某事時寫的條據。由于托事條的目的往往是有求于人，因此在撰寫時務必要委婉用語、禮貌用語。托事條雖無需標題，但仍應詳實說明所托之人、所托之事、具體要求及本人身份等。托事條往往由他人代為轉變。
　　4.便函。便函是指為向他人傳遞某一信息而書寫的，內容和形式都較為簡單的條據。便函與書信相比，不同之處在于便函一般僅言一事，字數較少，且可不用封文。便函格式較為正規，與書信大致相同。便函的感情色彩不宜過分強烈，便要措詞得體，用語禮貌。
　　名片禮儀
　　名片是我國古代文明的產物。據清代學者趙翼在其著作《該余叢考》中記載：“古人通名，本用削本書字，漢時謂之謁，漢末謂之剌，漢以后則雖用紙，而仍相沿曰剌”。可見，名片的前身即我國古代所用的“謁”、“剌”。
　　名片發展至今，已是現代人交往中一種必不可少的聯絡工具，成為具有一定社會性、廣泛性，便于攜帶、使用、保存和查閱的信息載體之一。基層公務員在各種場合與他人進行交際應酬時，都離不開名片的使用。而名片的使用是否正確，已成為影響人際交往成功與否的一個因素。
　　要正確使用名片，就要對名片的類別、制作、用途和交換等方式予以充分的了解，遵守相應的規范和慣例。
　　一、名片的類別
　　根據名片用途、內容及使用場合的不同，基層公務員在日常生活中使用的名片可以分為社交名片和公務名片兩類；而根據名片主人數量和身份的不同，名片又可分為個人名片，夫婦聯名名片以及集體名片三類。基層公務員在不同的場合，根據不同的需要，面對不同的交往對象時，應當使用不同的名片。
　　（一）社交名片
　　社交名片，亦稱私用名片，指的是基層公務員在工作之余，以私人身份在社交場合進行交際應酬時所使用的名片。一般而言，社交名片為個人名片。
　　社交名片的基本內容包括兩個部分：一是本人姓名，以大號字體印在名片正中央。姓名之后無需添加任何公務性關銜。二是聯絡方式，以較小字體印在名片右下方。具體內容包括家庭住址、郵政編碼、住宅電話、互聯網址等。一般不宜將自己的手機號留在名片上。
　　社交名片只用于社交場合，通常與公務無關，因此一般不印有工作單位以及行政職務，以示“公私有別”。
　　如果本人不喜歡被外界打擾，則可根據具體情況對自己的聯絡方式的內容有所刪減，例如可刪去住宅電話一項。必要時，可以不印任何聯絡方式，而僅留姓名一項內容。
　　（二）夫婦名片
　　在社交場合，基層公務員往往會攜同其配偶一起參與交際應酬。此時與人交換名片，如果夫婦倆各自為政，先后與人交換顯然較為麻煩；而如果夫婦中只選一個“代表”與人交換名片，則會失禮于人。在這種情況下，使用夫婦聯名名片，即夫婦名片是最合適的。
　　夫婦名片實質是社交名片的一種特例。名片上的基本內容同樣只包括姓名和聯系方式兩項，或只有姓名一項。所不同的是，夫婦名片同時印有夫婦兩人的姓名。一般而言，兩人姓名印刷成一行，而不宜印成上下兩行
　　夫婦名片較多地運用于兩人聯名贈送禮品或投寄問候信函的場合。但若以某一方名義使用名片時，不要因此而涂去另一方姓名，涂抹名片是一種很不得體的做法。此時最好還是使用個人名片為好。