秘書資格考試資格認定:管理程序
管理程序概述
具體要求和級別
掌握管理程序定義(適合三級)。
明確管理程序的確定性、穩定性和可操作性特點(適合三級)。
了解什么是強制性程序(適合三級)。
了解什么是選擇性程序(適合三級)。
◆ 程序是指事物運動過程中必須遵循的前后相連的穩定的步驟系列。
◆ 管理程序是指為實現某項功能目標而對各運作環節、工作事物過程、辦事流程所作的有序安排,體現出管理規律的穩定步驟系列。
在處理辦公室事務的過程中不難發現,我們每天都在做著大量重復性的勞動,有些工作甚至連先后順序都是完全一樣的,為了提高效率、節約勞動,我們可以把在同一條件下的處理同一具體事務的最佳步驟、方法及其先后次序確定下來,再把它運用于以后的所有同類或相似事務的處理過程并形成穩定的模式,這種模式就是管理程序。可以說,管理程序在一定意義上是對管理活動規律的具體反映。
管理步驟一般包括兩個以及兩個以上的工作步驟,這些步驟間有規定性的時間順序,每個步驟又有其具體的工作方法等等。通過管理程序,我們可以非常明確地認識到,應該有步驟地實施管理活動,包括工作由誰來做、怎樣做、何時完成、上下環節和工作步驟間是一種什么樣的關系、用什么樣的方法處理這種關系、需要什么手續、采用什么方式和手段以及達到什么樣的質量標準等等。
(1)管理程序的構成要素
★ 時間因素
“一寸光陰一寸金”,時間是任何管理活動中的極其重要的資源,如果能夠在特殊的時期把握發展機遇,在工作的時序安排上科學合理,就能確保單位或部門的穩定發展。因此,管理程序的制定和運行必須充分考慮時間因素。
★ 空間因素
空間因素指的是單位或部門充分發揮其職能作用的領域,即發揮作用的范圍。管理程序必須充分把握運作空間,注重空間控制。要將單位的職能活動從縱向上劃分為若干層級,明確橫向上各專業職能管理的職責、職權,將之配置給各個部門,從而保證分工的明確與合理。
★ 權責因素
管理權責是各項管理的基礎和重要資源。從某種意義上講,管理程序實際上是對權責在實際運作中的有序配置,各個程序都要確定其責任和權力,即該程序系統要完成哪些任務、要遵從哪些規范和要求、擁有哪些權力、在怎樣的權限范圍內可以自主處置問題等等。一定要在每個程序的各個環節明確權力和責任。
★ 事項因素
事項是管理程序的對象。一般說來,管理事項可以分為程序化管理事項和非程序化管理事項。對程序化管理事項制定管理程序,有利于職能活動的穩定和有序;對非程序化管理事項制定管理程序,可以對隨機出現的事項進行規范管理。
(2)管理程序的特征
★ 確定性
管理程序必須由實施該程序的部門來制定,體現某一部門的意志。因此,程序要有明確的規定,以書面形式確定,而不是“約定俗成”的。單位要嚴密地規定程序,工作人員要嚴格執行程序,無論是誰違反了程序,都需要承擔相應的后果。
★ 穩定性
管理程序必須保持在相當長的時間范圍內穩定有效,絕對不允許“朝令夕改”。這就表明,制定管理程序必須慎重,必須在具備一定條件之后才能進行,更不能輕易更動、廢止。
★ 可操作性
管理程序是用來執行的,因此必須明確、具體、可行。這就要求我們在制定程序時必須遵循客觀規律,使其合法、合理,確有效果,程序本身也必須具體, 不能模棱兩可。
(3)管理程序的功能
★ 提高工作效率,改善工作質量
★ 維護公民的合法權益
開發管理程程序
具體要求和級別
學會設定程序的目標(適合三級)。
對已有程序進行檢查,找出問題所在(適合三級)。
針對存在的問題接見雇員、開展調查問卷,尋求專家建議,并對相關信息進行記錄和分析(適合三級)。
分析程序的成本(適合三級)。
學會用各種流程圖將程序描繪出來(適合三級)。
向管理層匯報并獲得批準(適合三級)。
(1)程序設計要求
★ 目標一致
管理程序的設計,其最終目的是為了更好地實現管理目標,這就要求每一個程序的每一個環節、每一個工作都有共同的目標,并為實現這個目標而運作。因此,在程序設計中,無論是整體還是局部、無論是系統還是環節,乃至程序內各環節之間、程序與程序之間都要強調目標一致。擁有共同目標的管理程序才能符合管理的實際需要。
★ 系統規范
☆ 程序設計必須從總體要求出發,使每個子程序都符合總的規范要求,從而構成總體的規范系統。
☆ 各個管理程序要根據工作內容的性質,考慮其自身的規范。
☆ 要確定相應的制度,以保證管理程序的系統規范在實踐中發揮作用。
★ 環環相扣
管理程序的各個環節必須密切聯系、相互銜接,前一環節的成果是后一環節的基礎和起點,后一環節的工作是前一環節的繼承和延伸。管理程序要將各要素有機地結合在一起,才能構成科學有效的管理程序系統。
★ 制約明確
管理程序要對管理行為進行規范和制約,以確保管理的效益,因此,在管理程序中,必須明確各種制約關系。這種制約包括程序間的制約關系和程序內各環節的制約機制,并讓工作人員理解和遵從這種制約機制和制約關系。
★ 有機整合
管理程序強調分工,更強調橫向、縱向的整合和連接,沒有有機整合的管理程序是各行其是、相互混亂的管理程序,甚至難以形成。
此外,管理程序的設計還要盡可能做到合法合理、簡便和適用等等。
(2)開發程序的方法步驟
★ 明確目的、任務
要明確程序設計的具體目的、任務,是要新建立一個程序還是更新改造一個既有的程序。如果是建立新程序,要實現什么目的、效果以及有哪些方面的具體 要求,如果是改造舊程序,要指出其問題產生的具體原因、后果和相互關系,并盡可能將任務予以分解。
★ 檢查程序、發現問題
只有找到了問題的癥結所在,才能“對癥下藥”,針對出現的問題,制定方案。因此,在改造已有程序的過程中,要注意檢查程序,敏銳地捕捉一些工作信號。
☆ 如果一個程序出現如下情況,就很可能意味著這個程序出了問題。
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