修辭是運用語言的技巧。它極盡一切手段和方法來調遣語言，以提高表達效果。公文是一種特殊語體的文章，是運用語言的一種形式。因此，公文也毫無疑義地講究修辭。那種認為只有文學創作才講究修辭而公文寫作與修辭關系不大的看法是非常錯誤的。因為，離開對調動語言的各種手段的充分講究，是根本寫不出高質量的公文的。只不過公文寫作講求實用明確和簡潔，對修辭有更嚴格特殊的要求而已。
　　公文修辭的基本原則
　　陳望道《修辭學發凡》中指出：“修辭以適應題旨情境為第一義。”所謂題旨，是指思想內容。所謂情境，是指語體、對象、時間、地點等語言表達環境。就是說，修辭的運用一方面必須十分恰當地表達內容，一方面必須有助于表達效果的提高。一切修辭手段的形成都適應題旨情境的結果，一切修辭手法的運用也必須受到題旨情境的支配和制約。這是修辭總的原則。因此，修辭方法本身無優劣之分，關鍵在于它的運用是否遵循了“適應題旨情境”這一總的原則。
　　公文寫作也是一種寫作。因此，修辭運用的這一總原則也適合公文寫作。同時，公文寫作又是一種獨特語體的寫作，修辭手段的運用必然受到公文性質、作用和語體風格的限制。因此，公文修辭所要遵循的原則就是適應公文的題旨和情境。適應公文的題旨，就是必須恰當地表達公文的思想內容。適應公文的情境，就是必須提高公文的表達效果，即實際效用。因此，公文修辭原則可以簡單地歸結為：適應公文內容的表達，有助于實際效用的發揮。
　　公文修辭的主要特點
　　我們知道，公文是管理政務的工具，是各級各類機關普遍使用的工作手段。公文的內容帶有政治性、指導性和制約力。公文的表達效果就是有利于對內容的貫徹執行，即實用。公文的語體表現為明確、簡潔、通俗、規范和莊重的風格。由此，決定了公文的修辭要求準確鮮明，反對含糊暖昧；要求精煉簡要，反對繁冗堆砌；要求明白樸實，反對晦澀造作；要求莊重嚴謹，反對輕浮浪漫。具體表現為以下特點：
　　(一)廣泛地適用消極修辭手段
　　修辭有兩大基本手段，即積極修辭和消極修辭。積極修辭就是固定的修辭格式，簡稱辭格。如比喻、比擬、借代、夸張、對偶、對比、襯托、排比、層遞、反復、設問、反問、雙關、拈連、仿詞、頂真、回環以及反語等。積極的修辭運用各種語言表現手法，積極地隨應題旨和情境，使語言的表達呈現出形象性、鮮明性、生動性。給人以情感的震動和心靈的體驗。積極修辭的各種辭格手段，大量運用于文學藝術性語體中，是大家較為熟悉的修辭手段。
　　與積極修辭相對應的消極修辭，是從更深、更廣的層次運用語言的一種修辭方法。它把整篇文章的撰寫過程作為消極修辭的貫穿過程，包括選擇貼切的詞語即煉字，采用恰當的式即煉句，安排最合理的結構即布局，直至標點符號的調整等等，所有這些，都毫不例外地作為消極修辭手段的實際運用。它們所共同遵循的是具體實用、完整準確、簡潔易懂的題旨情境的順應。因此，消極修辭當是公文修辭的主要面貌。
　　消極修辭在公文中的運用，主要表現在以下幾個方面：
　　1．精煉文字，節簡篇幅。公文最基本的要求是意思表達清楚。因此，惜墨如金，竭力將可有可無的字、句、段刪去，不采用文學作品的描寫、抒情等手法，不亂用形容詞一類的修飾語，不故弄玄虛嘩眾取寵，不出現形式主義的空話、套話，以求莊重樸實、簡明扼要，直截了當。
　　2．準確使用詞語。下功夫選擇最貼切最能表達本意的詞。對同義詞要反復推敲，辨別詞義的微妙差別，以達到再無更合適的詞來取代的程度。
　　3．選擇正確、恰當的句式。句子組成要合文法，避免出現“他告訴他，他和他與他的關系非常好”這樣令人費解的句子。盡量使用短句、單句和常用的句式。
　　4．安排合理的結構。內容的表達、大觀點、段落和層次之間的發展要層層遞進，有邏輯性，開頭與結尾遙相呼應，過渡和轉折要自然緊湊等。
　　5．正確使用標點符號。充分發揮標點符號的修辭功能，以輔助語句更加準確、圓滿地表達意思。
　　(二)有限制地使用積極修辭手段
　　由于積極修辭更注重形象、具體和心靈感應，具有較強的感情色彩和含蓄婉轉表意特色，因此，公文對積極修辭的運用有嚴格的選擇和適當的限制。這是公文題旨情境的莊重性、實用性所決定。雖然積極修辭更適用于文學作品的創作，在公文中的使用受到限制，但積極修辭對公文寫作仍是必不可少的修辭手段，只要遵循了“適應題旨情境”的原則，將能產生非常好的效果。這方面的事例是不少的。例如：
　　“馬列主義毛澤東思想如不同實際情況相結合，就沒有生命力了。我們領導干部的責任，就是要把中央的指示、上級的指示同本單位的實際情況結合起來，分析問題，解決問題，不當‘收發室’，簡單地照抄照轉”。
　　這是鄧小平同志在全軍政治工作上的講話中的一段話，這足一個省略前提的充分條件假言推理，為了使結論具有說服力，用了“不能當‘收發室’這個比喻是一種暗喻的辭格運用。使用這一比喻，不僅使結論生動、形象，并得到了強調，而且其含義也更易于理解和接受。人們會通過“收發室”作用的聯想而明確理論與實際相脫離的情形。“收發室”一詞用得好，好就好在既適應了題旨，又切合了情境。就是說，既適應了對公文內容的闡述，也提高了語言表達的實際效果，有助于在實際工作中貫徹落實。一般說來，公文不強調形象性和感染力。多用消極修辭，但是，語言糾纏著思想，語言對思想的表達存在著矛盾，并非總能如愿地統一起來。寫作的實踐使我們體會到，抽象的事理不易說明白，花了很大力氣去闡述，卻出力不討好，不如一個形象的比喻更讓人理解。或者一個事理用了很多的文字才表達清楚，而一個比喻卻簡潔明了。因此，公文寫作時也常常運用積極修辭。不過這種運用是有所選擇和限制的。
　　所謂選擇，就是只使用那些適應公文內容表達和有助實用效果的修辭。例如比喻、排比、層遞等。而夸張、比擬、襯托、雙關、拈連、仿詞等更富浪漫、含蓄的風格欣賞技巧的辭格辭趣，公文則一般不采用或極少采用，因為這些修辭的運用，容易發生歧義和曲解。
　　所謂駛制，就是公文對積極修辭的使用應謹慎，沒有十分必要不輕易使用，而且也避免多處、連續使用。例如，“我們懷著無比激動，無比崇敬，無比興奮，無比自豪的心情，在這里舉行空前隆重，空前熱烈、空前盛大，空前美好的大會，歡迎從浴血奮戰的前線凱旋的最親密、最可愛、最知心、最真摯的戰友……”。在上面一段話里，連續用了三個排比句式，完全是一種做作和賣弄，也實在沒有這個必要。不僅有礙于公文內容的表達，而還會產生消極效果。公文撰寫中沒有選擇，不加限制地使用積極修辭手段，必然有背于“適應題旨和情境”的原則。