監(jiān)理工程師理論與法規(guī)輔導(dǎo)：建設(shè)工程信息管理

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項(xiàng)目

內(nèi)容

概念

建設(shè)工程文件：在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，也可簡(jiǎn)稱為工程文件
建設(shè)工程檔案：在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡(jiǎn)稱工程檔案

特征

(1)分散性和復(fù)雜性：建設(shè)工程周期長(zhǎng)，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，建筑材料種類多，建筑技術(shù)發(fā)展迅速，影響建設(shè)工程因素多種多樣，工程建設(shè)階段性強(qiáng)并且相互穿插。分散性和復(fù)雜性決定了建設(shè)工程文件檔案資料是多層次、多環(huán)節(jié)、相互關(guān)聯(lián)的復(fù)雜系統(tǒng)
(2)繼承性和時(shí)效性：隨著建筑技術(shù)、施工工藝、新材料以及建筑企業(yè)管理水平的不斷提高和發(fā)展，文件檔案資料可以被繼承和積累。同時(shí)，建設(shè)工程文件檔案資料有很強(qiáng)的時(shí)效性，文件檔案資料的價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減，有時(shí)文件檔案資料一經(jīng)生成，就必須傳達(dá)到有關(guān)部門，否則會(huì)造成嚴(yán)重后果
(3)全面性和真實(shí)性：建設(shè)工程文件檔案資料只有全面反映項(xiàng)目的各類信息，才更有實(shí)用價(jià)值，必須形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。另外，建設(shè)工程文件檔案資料必須真實(shí)反映工程情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患
(4)隨機(jī)性：部分建設(shè)工程文件檔案資料的產(chǎn)生有規(guī)律性，但還有相當(dāng)一部分文件檔案資料產(chǎn)生是由具體工程事件引發(fā)的，因此建設(shè)工程文件檔案資料是有隨機(jī)性的
(5)多專業(yè)性和綜合性：建設(shè)工程文件檔案資料涉及多種專業(yè)并同時(shí)綜合了質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、合同、組織協(xié)調(diào)等多方面內(nèi)容

2．建設(shè)工程文件檔案資料管理職責(zé)(表8-5)
表8-5建設(shè)工程文件檔案資料管理職責(zé)

項(xiàng)目	內(nèi)容
通用職責(zé)	(1)工程各參建單位填寫的建設(shè)工程檔案應(yīng)以施工及驗(yàn)收規(guī)范、工程合同、設(shè)計(jì)文件、工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等為依據(jù) (2)工程檔案資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認(rèn)真書寫，字跡清楚，項(xiàng)目齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，無(wú)未了事項(xiàng)。表格應(yīng)采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類 (3)工程檔案資料進(jìn)行分級(jí)管理，建設(shè)工程項(xiàng)目各單位技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負(fù)責(zé)審核，各相關(guān)單位檔案管理員負(fù)責(zé)工程檔案資料的收集、整理工作 (4)對(duì)工程檔案資料進(jìn)行涂改、偽造等，應(yīng)按規(guī)定予以處罰
建設(shè)單位職責(zé)	(1)在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求 (2)收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔 (3)負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作 (4)收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案 (5)在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收 (6)對(duì)列入當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門接收范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收3個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程文件 (7)必須向參與工程建設(shè)的勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位提供與建設(shè)工程有關(guān)的原始資料，原始資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全 (8)可委托承包單位、監(jiān)理單位組織工程檔案的編制工作
監(jiān)理單位職責(zé)	(1)應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項(xiàng)目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專人具體實(shí)施，監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔 (2)監(jiān)理資料必須及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序 (3)可以按照委托監(jiān)理合同的約定，接受建設(shè)單位的委托，監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作 (4)編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時(shí)間，應(yīng)按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時(shí)移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位收集和匯總
施工單位職責(zé)	(1)實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立、健全施工文件管理崗位責(zé)任制，配備專職檔案管理員，負(fù)責(zé)施工資料的管理工作 (2)建設(shè)工程實(shí)行總承包的，總承包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總承包單位 (3)可以按照施工合同的約定，接受建設(shè)單位的委托進(jìn)行工程檔案的組織、編制工作 (4)按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設(shè)單位進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收 (5)負(fù)責(zé)編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案管理部門要求，但應(yīng)有完整施工文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期可根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案管理部門有關(guān)要求確定
地方城建檔案管理部門職責(zé)	(1)負(fù)責(zé)接收和保管所轄范圍應(yīng)當(dāng)永久和長(zhǎng)期保存的工程檔案和有關(guān)資料 (2)負(fù)責(zé)對(duì)城建檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查有關(guān)城建檔案法規(guī)的實(shí)施 (3)列入向本部門報(bào)送工程檔案范圍的工程項(xiàng)目，其竣工驗(yàn)收應(yīng)有本部門參加并負(fù)責(zé)對(duì)移交的工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收

3．建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求與組卷方法(表8-6)
表8-6建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求與組卷方法

項(xiàng)目	內(nèi)容
質(zhì)量要求	(1)歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件 (2)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程 (3)工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合 (4)工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水；不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等 (5)工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備 (6)工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖樣宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅 (7)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖樣一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)所出圖的復(fù)印件 (8)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章 (9)利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖 (10)不同幅面的工程圖樣應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB/T10609.3—2009)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面 (11)工程檔案資料的縮微制品，必須按國(guó)家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長(zhǎng)期安全保管 (12)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰、聲音清楚、文字說(shuō)明或內(nèi)容準(zhǔn)確 (13)工程文件應(yīng)采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處
立卷原則	立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷
立卷方法	(1)工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷 (2)監(jiān)理文件、施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷 (3)竣工圖、竣工驗(yàn)收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷
卷內(nèi)文件的排列	(1)文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列 (2)圖樣按專業(yè)排列，同專業(yè)圖樣圖號(hào)順序排列 (3)既有文字材料又有圖樣的案卷，文字材料排前，圖樣排后
案卷的編目	(1)編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào) (2)編制卷內(nèi)目錄 (3)編制卷內(nèi)備考表 (4)編制案卷封面

4．建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收與移交(表8-7)
表8-7建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收與移交

項(xiàng)目

內(nèi)容

建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收

(1)列入城建檔案管理部門檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理部門對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收
(2)城建檔案管理部門在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：
1)工程檔案分類齊全、系統(tǒng)完整
2)工程檔案的內(nèi)容真實(shí)，準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況
3)工程檔案已整理立卷，立卷符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定
4)竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章
5)文件的形成、來(lái)源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備
6)文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求
(3)國(guó)家、省市重點(diǎn)工程項(xiàng)目或一些特大型、大型的工程項(xiàng)目的預(yù)驗(yàn)收和驗(yàn)收，必須有地方城建檔案管理部門參加
(4)為確保工程檔案的質(zhì)量，各編制單位、地方城建檔案管理部門、建設(shè)行政管理部門等要對(duì)工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收。編制單位、制圖人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人必須進(jìn)行簽字或蓋章。對(duì)不符合技術(shù)要求的，～律退回編制單位進(jìn)行改正、補(bǔ)齊，問題嚴(yán)重者可令其重做。不符合要求者，不能交工驗(yàn)收
(5)凡報(bào)送的工程檔案，如驗(yàn)收不合格將其退回建設(shè)單位，由建設(shè)單位責(zé)成責(zé)任者重新進(jìn)行編制，待達(dá)到要求后重新報(bào)送。檢查驗(yàn)收人員應(yīng)對(duì)接收的檔案負(fù)責(zé)
(6)地方城建檔案管理部門負(fù)責(zé)工程檔案的最后驗(yàn)收，并對(duì)編制報(bào)送工程檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促和檢查

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